Για κάθε προσωπογραφία υπάρχει ψηφιοποιημένο το αναλυτικό δελτίο με τα στοιχεία για το εικονιζόμενο πρόσωπο, καθώς και τα τεχνικά χαρακτηριστικά της προσωπογραφίας και τα στοιχεία για την πηγή της. Τα βιογραφικά στοιχεία μεταγράφονται / μεταφράζονται και στην αγγλική γλώσσα.

Η αλφαβητική προσέγγιση κατά το επώνυμο του εικονιζομένου είναι αυτονόητη. Υπάρχουν όμως και άλλες δυνατότητες προσέγγισης ανάλογα με την ιδιότητα, τις τοποχρονολογίες γέννησης και θανάτου, το είδος της προσωπογραφίας.

Στην οθόνη εμφανίζονται όλες οι προσωπογραφίες του ίδιου προσώπου υπομνηματισμένες για να γίνονται συγκριτικές προσεγγίσεις. Έτσι κάθε ενδιαφερόμενος μπορεί να αναγνωρίζει, να συγκρίνει, να επιλέγει ανάλογα με τις ανάγκες των ζητήσεών του: πιστότητα απεικόνισης, ηλικία, στάση, ευκρίνεια κ.λπ. Θα αναγνωρίζει επίσης, μεταγενέστερες απεικονίσεις ανάλογα με τις προτιμήσεις, τις επιδιώξεις και τις ιδεολογικές επιλογές κάθε εποχής, καθώς πριν από την εφεύρεση της φωτομηχανικής αναπαραγωγής οι προσωπογραφίες για να αναπαραχθούν χαράσσονταν εκ νέου με μικρότερη ή μεγαλύτερη διάθεση για αλλαγές, ωραιοποιήσεις, ερμηνείες και «αναγνώσεις» του εικονιζόμενου προσώπου.

Στην εποχή μας, μετά την επανάσταση της πληροφορικής, υπάρχουν νέοι δρόμοι «δημιουργικής παραποίησης» των εικόνων με τέτοια ποικιλία που ίσως θα είναι αδύνατο να τις παρακολουθήσουμε και γι' αυτό επικίνδυνο για την υπονόμευση του κριτηρίου της πιστότητας.