Υπηρεσία Υποστήριξης

Η Υπηρεσία Υποστήριξης αποτελεί τον βασικό πυρήνα του ΕΙΕ για τη διαχείριση των διοικητικών, οικονομικών και τεχνικών θεμάτων του Ιδρύματος, σύμφωνα με το νομικό πλαίσιο και τις αποφάσεις του Διοικητικού Συμβουλίου και του Διευθυντή του ΕΙΕ. Επιπλέον, η Υπηρεσία Υποστήριξης έχει αναλάβει τη βελτιστοποίηση της χρήσης των τεχνολογιών πληροφορικής και επικοινωνιών (ΤΠΕ) για την ενίσχυση των εσωτερικών λειτουργιών, των αλληλεπιδράσεων με εξωτερικούς οργανισμούς καθώς και της επικοινωνίας με το κοινό και τους ενδιαφερόμενους φορείς. Πρωταρχικός στόχος της Υπηρεσίας είναι η ψηφιοποίηση των διοικητικών διαδικασιών για τη βελτίωση της ευελιξίας, της αποτελεσματικότητας, της αποδοτικότητας και της διαφάνειας.

Η Υπηρεσία Υποστήριξης είναι επίσης υπεύθυνη για τη συντήρηση και ομαλή λειτουργία των εγκαταστάσεων του ΕΙΕ, συμπεριλαμβανομένων των κτιρίων και των κεντρικών υποδομών καθώς και για την λειτουργία της Βιβλιοθήκης Επιστήμης, Τεχνολογίας και Πολιτισμού «Κ.Θ. Δημαράς». Επιπλέον, διαδραματίζει κρίσιμο ρόλο στην προώθηση των δραστηριοτήτων του ΕΙΕ, στην υποστήριξη πρωτοβουλιών μεταφοράς τεχνολογίας και στη δημοσιοποίηση των επιστημονικών επιτευγμάτων του Ιδρύματος, σύμφωνα με τις οδηγίες της Διοίκησης.

Για την εκπλήρωση της αποστολής της, η Διεύθυνση της Υπηρεσίας Υποστήριξης συντονίζει και εποπτεύει τα Τμήματα και Γραφεία που υπάγονται σε αυτήν, με κύριο στόχο τη διασφάλιση της χρηστής και αποτελεσματικής λειτουργίας του Ιδρύματος, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο ισχύον θεσμικό πλαίσιο και τις αποφάσεις της Διοίκησης. Αυτό συμβάλλει στην υλοποίηση των στρατηγικών στόχων και της αποστολής του Ιδρύματος.

Συγκεκριμένα, οι αρμοδιότητες της Διεύθυνσης περιλαμβάνουν:

• Συντονισμό, εποπτεία και έλεγχο των λειτουργιών των Τμημάτων και Γραφείων που υπάγονται στη Διεύθυνση.
• Παρακολούθηση της εφαρμογής των αποφάσεων που λαμβάνονται από το Διοικητικό Συμβούλιο του ΕΙΕ, τον Διευθυντή του Ιδρύματος και άλλα εξουσιοδοτημένα άτομα, σχετικά με τις διοικητικές, οικονομικές, τεχνικές και υποστηρικτικές υπηρεσίες.
• Παροχή καθοδήγησης, συμβουλών και συντονισμού προς τις επιμέρους διοικητικές, οικονομικές και τεχνικές υπηρεσίες των Ινστιτούτων για τον ομοιόμορφο χειρισμό των σχετικών θεμάτων.
• Ενημέρωση του Διευθυντή του ΕΙΕ, των μελών του Διοικητικού Συμβουλίου και των Διευθυντών των Ινστιτούτων για την πρόοδο των οικονομικών, διοικητικών και τεχνικών θεμάτων, σε συνεργασία με τους επικεφαλής των τμημάτων.
• Εποπτεία και συντονισμός των επικεφαλής των τμημάτων και γραφείων για τη διασφάλιση της εκτέλεσης των αποφάσεων των διοικητικών οργάνων και την υποβολή εκθέσεων προόδου στα όργανα διοίκησης του Ιδρύματος και στις αρμόδιες αρχές.

Η Διευθύντρια της Υπηρεσίας Υποστήριξης είναι υπεύθυνη για το συνολικό συντονισμό των Διοικητικών και Υποστηρικτικών Υπηρεσιών και αναφέρεται απευθείας στον Διευθυντή και Πρόεδρο του Διοικητικού Συμβουλίου του ΕΙΕ, παρέχοντας εισηγήσεις για θέματα που εμπίπτουν στο πεδίο ευθύνης της.

Η Υπηρεσία Υποστήριξης αποτελείται από τα ακόλουθα Τμήματα και Μονάδες:

• Το Τμήμα Διοικητικών και Υποστηρικτικών Υπηρεσιών, το οποίο εποπτεύει και τη λειτουργία μονάδων όπως η Βιβλιοθήκη Επιστήμης, Τεχνολογίας και Πολιτισμού «Κ.Θ. Δημαράς» και το Γραφείο Μεταφοράς Τεχνολογίας
• Το Τμήμα Οικονομικών Υπηρεσιών και Προμηθειών, συμπεριλαμβανομένων των προμηθειών και της διαχείρισης της περιουσίας
• Το Τμήμα Πληροφοριακών Συστημάτων και Τεχνικών Υποδομών

 

---

Τμήμα Διοικητικών και Υποστηρικτικών Υπηρεσιών

Το Τμήμα Διοικητικών και Υποστηρικτικών Υπηρεσιών αποτελείται από τις ακόλουθες διοικητικές μονάδες:

• Γραφείο Ανθρώπινου Δυναμικού

Το Γραφείο Ανθρώπινου Δυναμικού διαχειρίζεται όλα τα θέματα που αφορούν την υπηρεσιακή κατάσταση του πάσης φύσεως προσωπικού του ΕΙΕ, μεριμνά για τον έλεγχο και την επικαιροποίηση των σχετικών αρχείων προσωπικού και επεξεργάζεται δεδομένα, επανεξετάζει και ενημερώνει τα αρχεία και διαμορφώνει τις πάσης φύσεως βεβαιώσεις και πιστοποιητικά. Το Γραφείο Ανθρώπινου Δυναμικού διασφαλίζει τη συμμόρφωση με την ελληνική νομοθεσία που διέπει τις διαδικασίες πρόσληψης καθώς και τις εγκυκλίους και αποφάσεις της διοίκησης σε θέματα ασφάλειας και οργάνωσης εργασίας, σε συνεργασία και με άλλα αρμόδια τμήματα. Επίσης, χειρίζεται αιτήματα και ενημερώνει το προσωπικό σχετικά με τους διάφορους κανονισμούς, κώδικες πρακτικής του ΕΙΕ κ.λπ. και οργανώνει δραστηριότητες κατάρτισης για το προσωπικό.

 

• Κεντρική Γραμματεία και Γραφείο Διοικητικής Υποστήριξης

Η Κεντρική Γραμματεία και το Γραφείο Διοικητικής Υποστήριξης του ΕΙΕ διαχειρίζονται  την αλληλογραφία, τα πρωτόκολλα και τα αρχεία του ΕΙΕ, υποστηρίζει την υποδομή του γραφείου, την οργάνωση εκδηλώσεων, το βιβλιοπωλείο και διαχειρίζεται τις αίθουσες συνεδριάσεων και σεμιναρίων. Επίσης, παρέχει διοικητική υποστήριξη στις επιτροπές, στον Τεχνικό Ασφαλείας, στον Ιατρό Εργασίας κ.ο.κ.

 

• Γραφείο Διαχείρισης και Υποστήριξης Έργων

Το Γραφείο Διαχείρισης και Υποστήριξης Έργων του ΕΙΕ είναι υπεύθυνο για την αποτελεσματική διαχείριση των χρηματοδοτούμενων έργων, παρέχει διοικητική υποστήριξη στο ερευνητικό προσωπικό του ΕΙΕ από τη φάση της υποβολής της πρότασης έως τη φάση των διαπραγματεύσεων καθώς και στους Επιστημονικούς Υπευθύνους των Έργων του ΕΙΕ σε όλα τα στάδια υλοποίησης των έργων, ώστε να διασφαλίζεται η συμμόρφωση με τους κανόνες επιχορήγησης.

Παράλληλα, παρέχει συμβουλές σχετικά με την επιλεξιμότητα των δαπανών και κοινοποιεί τους κύριους κανόνες και υποχρεώσεις έναντι στους φορείς χρηματοδότησης.

Τέλος, είναι αρμόδιο για τη συλλογή και επεξεργασία δεδομένων για τα συνολικά επιτεύγματα της χρηματοδότησης του Ιδρύματος και την οργάνωση ενημερωτικών κύκλων για ευκαιρίες χρηματοδότησης καθώς και για το περιεχόμενο/απαιτήσεις συγκεκριμένων προκηρύξεων, προσκλήσεων υποβολής προτάσεων κ.λπ.

 

• Γραφείο Μεταφοράς Τεχνολογίας    

Το Γραφείο Μεταφοράς Τεχνολογίας  λειτουργεί υπό τη Διεύθυνση Υπηρεσίας Υποστήριξης και εποπτεύεται από την Ειδική Επιτροπή Αξιοποίησης της Έρευνας (ΕΕΑΕ), ενώ η στελέχωση και οι συνεργασίες του Γραφείου ορίζονται με τις εκάστοτε αποφάσεις του Διοικητικού Συμβουλίου του Ιδρύματος, λαμβάνοντας υπόψη την εισήγηση της Ειδικής Επιτροπής Αξιοποίησης Έρευνας. Το Γραφείο Μεταφοράς Τεχνολογίας είναι υπεύθυνο για την υποστήριξη των ερευνητών στη διαδικασία υποβολής αιτημάτων για τη διαχείριση ή προστασία των εφευρέσεων και τη δημιουργία εταιρειών τεχνοβλαστών, τη διαχείριση του υλικού για την υποβολή του προς την Ειδική Επιτροπή Αξιοποίησης Έρευνας και τη Διοίκηση του Ιδρύματος, τη διαμόρφωση εισηγήσεων προς την Ειδική Επιτροπή Αξιοποίησης Έρευνας, τη δρομολόγηση της διαδικασίας αξιολόγησης των δυνατοτήτων κάθε εφεύρεσης για εμπορική εκμετάλλευση και τη διαπραγμάτευση με τρίτα μέρη για θέματα παραχώρησης αδειών εκμετάλλευσης, σύμφωνα με τις σχετικές αποφάσεις του Διοικητικού Συμβουλίου.

 

Τμήμα Οικονομικών Υπηρεσιών και Προμηθειών

Το Τμήμα Οικονομικών Υπηρεσιών φέρει την ευθύνη για όλες τις οικονομικές πτυχές της κρατικής χρηματοδότησης καθώς και των εξωτερικά χρηματοδοτούμενων έργων καθώς και τη διαχείριση της περιουσίας και των ίδιων πόρων, σύμφωνα με το θεσμικό πλαίσιο και τις αποφάσεις του Διοικητικού Συμβουλίου. Οι κύριοι επιχειρησιακοί στόχοι του Τμήματος Οικονομικών Υπηρεσιών και Προμηθειών είναι οι ακόλουθοι:

• Διασφάλιση της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης μέσω της κατάρτισης, της παρακολούθησης και της ορθής εκτέλεσης του προϋπολογισμού, καθώς και της παροχής αξιόπιστων οικονομικών στοιχείων στις αρμόδιες αρχές.
• Διαχείριση προμηθειών και ακινήτων, εξασφαλίζοντας την αποτελεσματική οικονομική διαχείριση των υποδομών και των περιουσιακών στοιχείων του Ιδρύματος,

Ο Προϊστάμενος του Τμήματος Οικονομικών Υπηρεσιών έχει τις αρμοδιότητες του Π.Ο.Υ., σύμφωνα με το νόμο 4270/2017. Οι αρμοδιότητες του Τμήματος Οικονομικών Υπηρεσιών και Προμηθειών κατανέμονται μεταξύ δύο κύριων μονάδων:

• Μονάδα Οικονομικών, Λογιστικής και Διαχείρισης Χρηματοοικονομικών Έργων, η οποία υποδιαιρείται στα ακόλουθα γραφεία:
• Γραφείο Παρακολούθησης Προϋπολογισμού και Λογιστικής: υπεύθυνο για την εποπτεία των διαδικασιών προϋπολογισμού και λογιστικής του Ιδρύματος.
• Γραφείο Μισθοδοσίας: διαχειρίζεται όλες τις λειτουργίες μισθοδοσίας, διασφαλίζοντας την έγκαιρη και ακριβή αποζημίωση των εργαζομένων και συνεργατών.
• Γραφείο παρακολούθησης εσόδων και εκκαθάρισης δαπανών: υπεύθυνο για την παρακολούθηση των εσόδων και την εκκαθάριση των δαπανών.
• Γραφείο Διαχείρισης Ταμείου και Πληρωμών: διαχειρίζεται τις οικονομικές συναλλαγές και πληρωμές, διασφαλίζοντας την ορθή εκταμίευση των κεφαλαίων.
• Μονάδα Προμηθειών και Διαχείρισης Περιουσίας, η οποία είναι επιφορτισμένη με τον σχεδιασμό και την εποπτεία των διαδικασιών προμηθειών καθώς και τη διαχείριση της περιουσίας του Ιδρύματος, διασφαλίζοντας τη συμμόρφωση με τους κανονισμούς προμηθειών και την αποτελεσματική χρήση των πόρων.

Τμήμα Πληροφοριακών Συστημάτων και Τεχνικών Υποδομών

Το Τμήμα Πληροφοριακών Συστημάτων και Τεχνικών Υποδομών έχει τις ακόλουθες κύριες αρμοδιότητες:

• Συντήρηση και Λειτουργία κτιριακών και λοιπών υποδομών, ώστε να διασφαλίζεται η συνεχής, ασφαλής και αποδοτική λειτουργία όλων των κεντρικών κτιριακών, ηλεκτρολογικών, υδραυλικών και λοιπών μηχανολογικών υποδομών του Ιδρύματος. Αυτό περιλαμβάνει τόσο την τακτική όσο και την έκτακτη συντήρηση για τη διασφάλιση της σωστής λειτουργίας.
• Εκσυγχρονισμό και αναβάθμιση των συστημάτων πληροφορικής καθώς και των κτιριακών και άλλων τεχνικών υποδομών του Ιδρύματος, συμπεριλαμβανομένης της ακίνητης περιουσίας του Ιδρύματος.
• Διαχείριση δικτύων και υποδομών πληροφορικής, ώστε να διασφαλίζεται η συστηματική συντήρηση και αναβάθμιση των σχετικών συστημάτων.
• Εισαγωγή νέων τεχνολογιών που υποστηρίζουν το έργο τόσο του ερευνητικού όσο και του διοικητικού προσωπικού. Είναι επίσης υπεύθυνο για την εκπαίδευση και κατάρτιση του προσωπικού σχετικά με την αποτελεσματική χρήση αυτών των νέων τεχνολογιών.
• Ασφάλεια πληροφοριακών συστημάτων και επικοινωνιών, η οποία αποτελεί πρωταρχική ευθύνη του εν λόγω τμήματος, διασφαλίζοντας την προστασία από απειλές στον κυβερνοχώρο και παραβιάσεις δεδομένων.
• Τεχνική Υποστήριξη και Συμβουλευτικές Υπηρεσίες, παρέχοντας συμβουλές για θέματα εξοπλισμού, λογισμικού και διατυπώνοντας συστάσεις σχετικά με την προμήθεια τεχνολογικών προϊόντων, ώστε να διασφαλίζεται ότι το Ίδρυμα χρησιμοποιεί τα καταλληλότερα εργαλεία για τις δραστηριότητές του.

Τα επιμέρους Γραφεία του Τμήματος Πληροφοριακών Συστημάτων και Τεχνικών Υποδομών είναι τα ακόλουθα:

• Γραφείο Συντήρησης και Λειτουργίας Υποδομών και Τεχνικών Έργων: είναι υπεύθυνο για τη συντήρηση, επισκευή και αναβάθμιση των φυσικών υποδομών και των τεχνικών έργων που σχετίζονται με τα κτίρια και τις εγκαταστάσεις του Ιδρύματος.
• Γραφείο Διαχείρισης Συστημάτων Πληροφορικής & Δικτύων: επιβλέπει τη διαχείριση και τη βελτιστοποίηση της υποδομής πληροφορικής του Ιδρύματος, συμπεριλαμβανομένων των δικτυακών συστημάτων, των τηλεπικοινωνιών και των συναφών τεχνολογιών που είναι κρίσιμες για την καθημερινή λειτουργία του.
• Γραφείο Διαχείρισης Εφαρμογών Πληροφοριακών Συστημάτων: διαχειρίζεται και υποστηρίζει τη χρήση και την ανάπτυξη λογισμικού και πληροφοριακών συστημάτων σε όλο το ΕΙΕ.

Τα παραπάνω Γραφεία συνεργάζονται στενά με τα ακόλουθα αυτοτελή Γραφεία:

α)  Το αυτοτελές Γραφείο Τεχνικού Ασφαλείας, το οποίο επικεντρώνεται στις πτυχές ασφάλειας και προστασίας των υποδομών του Ιδρύματος, διασφαλίζοντας τη συμμόρφωση με τους τεχνικούς κανονισμούς και τα πρότυπα ασφαλείας.

β) Το αυτοτελές Γραφείο Μελετών, το οποίο προσφέρει εξειδικευμένη υποστήριξη με τη μορφή τεχνικών μελετών και σχεδιασμού έργων για αναβαθμίσεις υποδομών και υλοποίηση τεχνικών έργων.

γ) Το αυτοτελές Γραφείο Υπεύθυνου Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων (ΥΠΔ), το οποίο διασφαλίζει τη συμμόρφωση με τους κανονισμούς προστασίας δεδομένων και επιβλέπει την ασφάλεια και την ιδιωτικότητα των προσωπικών και θεσμικών δεδομένων που διαχειρίζεται το Ίδρυμα.