Διαδικασία έγκρισης και παρακολούθησης έκδοσης του ΙΙΕ

1. Υποβολή αρχικής πρότασης

Η συγγραφέας/επιμελήτρια^[1] υποβάλλει στα μέλη της Εκδοτικής Επιτροπής κάθε Τομέα αίτημα έκδοσης υπό επεξεργασία τόμου, όταν αυτός βρίσκεται σε προχωρημένο στάδιο. Το αίτημα συνοδεύεται από το Δελτίο υπό έκδοση έργου που συμπληρώνει η συγγραφέας/επιμελήτρια. Εάν η συγγραφέας/επιμελήτρια δεν ανήκει στο επιστημονικό δυναμικό του Ινστιτούτου και η Επιτροπή κρίνει ότι η πρόταση πρέπει να απορριφθεί προτού το έργο περάσει από περαιτέρω διαδικασία κρίσης (επειδή το βιβλίο υπολείπεται σε επιστημονική ποιότητα, δεν εντάσσεται στα ερευνητικά ενδιαφέροντα του Tομέα και του Iνστιτούτου, δεν πληρούνται οι διοικητικές προϋποθέσεις που ορίζονται στο δελτίο ή για άλλους λόγους), απαντά γραπτώς στη συγγραφέα/επιμελήτρια, εξηγώντας τους λόγους απόρριψης της υποβληθείσας πρότασης. Σε περίπτωση καταρχήν θετικής απάντησης, ακολουθούνται τα παρακάτω βήματα.

2. Ομότιμη αξιολόγηση

Η Εκδοτική Επιτροπή του Τομέα αναλαμβάνει την επιλογή των κριτών, την ανάθεση του έργου σε αυτές/αυτούς, την επικοινωνία μαζί τους, την παρακολούθηση του χρονοδιαγράμματος που έχει προσυμφωνηθεί για την παράδοση των εκθέσεών τους (σε χρονικό διάστημα που δεν υπερβαίνει το εξάμηνο) και την επίλυση οποιουδήποτε ζητήματος προκύψει κατά τη διαδικασία της κρίσης (απορριπτικές κρίσεις, συμμόρφωση των συγγραφέων με τις παρατηρήσεις των κριτών κλπ.)

3. Σύναψη συμφωνίας

(Μόνον όταν οι συγγραφείς/ερευνήτριες είναι ομότιμες ερευνήτριες ή δεν ανήκουν στο δυναμικό του Ινστιτούτου).

Εφόσον το υποβληθέν προς δημοσίευση έργο εγκριθεί από τους κριτές, γίνεται συμφωνία για την εξασφάλιση χρηματοδότησης εκ μέρους της συγγραφέως/επιμελήτριας τμήματος τουλάχιστον του προβλεπόμενου κόστους του υπό έκδοση έργου. Ακολουθεί σύνταξη ιδιωτικού συμφωνητικού με την συγγραφέα/επιμελήτρια (βάσει προτύπου), φροντίδι της Μονάδας Εκδόσεων. Μετά την έγκριση του ΔΣ, το συμφωνητικό αποστέλλεται στην συγγραφέα/επιμελήτρια προς υπογραφή (τρία αντίτυπα).

4. Διαδικασία έκδοσης

Η διαδικασία έκδοσης περιλαμβάνει πολλά αναγκαία διοικητικά βήματα, τα οποία αφορούν πρωτίστως τη Μονάδα Εκδόσεων και τον Διευθυντή. Τα σημεία που οφείλουν να γνωρίζουν οι συγγραφείς/επιμελήτριες είναι τα ακόλουθα: 

• Η Εκδοτική Επιτροπή του Τομέα παραλαμβάνει από την συγγραφέα/επιμελήτρια το τελικό δακτυλόγραφο και όλο το συνοδευτικό υλικό (εικόνες, χάρτες κλπ.) και τα παραδίδει στην προϊσταμένη του Τμήματος Υποστήριξης, στην οποία αναθέτει γραπτώς την προετοιμασία της έκδοσης (όταν η σελιδοποίηση και η τυποεκδοτική προεργασία γίνεται εντός Ινστιτούτου), ή την παρακολούθηση αυτής (όταν η σελιδοποίηση και η τυποεκδοτική προεργασία γίνεται από εξωτερικούς συνεργάτες).
• Προβλέπονται τρεις (3) διορθώσεις, εντός εύλογου χρονικού διαστήματος.
• Οι διαστάσεις του βιβλίου, ο τύπος εκτύπωσης, το είδος χαρτιού και συναφή θέματα συναποφασίζονται από την συγγραφέα/επιμελήτρια, την Συντονίστρια του τομέα και την Επιτροπή Εκδόσεων.
• Η συγγραφέας/επιμελήτρια οφείλει να συνεργαστεί με τη χειρίστρια της Μονάδας Εκδόσεων για την αίτηση και παραλαβή του αριθμού ISBN.
• Η συγγραφέας/επιμελήτρια θα πρέπει να έχει κατά νου ότι μεταξύ της αποστολής της πρόσκλησης στα τυπογραφεία και της παραλαβής των ηλιοτυπιών μεσολαβεί ένα διάστημα τουλάχιστον δύο μηνών.
• Η συγγραφέας/επιμελήτρια οφείλει να ελέγξει τις τελικές ηλιοτυπίες.
• Tο αργότερο πριν από την παραλαβή των τυπωμένων αντιτύπων, και ειδικά για τις ξενόγλωσσες σειρές με την κατάθεση του χειρογράφου, η συγγραφέας/επιμελήτρια οφείλει να συντάξει δελτίο τύπου (ελληνικά και αγγλικά), το οποίο σελιδοποιείται από χειρίστρια της Μονάδας εκδόσεων και δημοσιοποιείται από τη Γραμματεία.
• Η συγγραφέας/επιμελήτρια προτείνει στην προϊσταμένη του Τμήματος Υποστήριξης 5 έγκυρα επιστημονικά περιοδικά στα οποία το έργο θα αποσταλεί για βιβλιοκρισία.

5. Μετά την έκδοση

• Η συγγραφέας του έργου παραλαμβάνει από την προϊσταμένη του Τμήματος Υποστήριξης πέντε (5) δωρεάν αντίτυπα. Σε περίπτωση εξωτερικής χρηματοδότησης ωστόσο, τα αντίτυπα αυτά διπλασιάζονται. Μόλις εξαντλήσει τα δωρεάν αντίτυπά της, μπορεί να αγοράσει νέα με έκπτωση 50%.
• Κάθε επιμελήτρια λαμβάνει τρία (3) δωρεάν αντίτυπα του έργου.
• Κάθε συγγραφέας σε συλλογικό τόμο λαμβάνει 1 δωρεάν αντίτυπο του έργου.
• Στις συγγραφείς μονογραφιών δίδεται σε χαμηλή ανάλυση (και με ειδική σήμανση) το PDF του βιβλίου τους, το οποίο μπορεί να χρησιμοποιηθεί αποκλειστικά σε ακαδημαϊκές κρίσεις και μόνον κατόπιν γραπτού αιτήματος προς το ΙΙΕ/ΕΙΕ, το οποίο είναι και ο νόμιμος ιδιοκτήτης των εκδόσεων. Μετά από τετραετία επιτρέπεται η ανάρτηση του PDF στο διαδίκτυο με ευθύνη του ΙΙΕ/ΕΙΕ και σύμφωνα με τη γενική πολιτική του ΙΙΕ για τις εκδόσεις του.
• Οι συγγραφείς κεφαλαίων συλλογικών τόμων και πρακτικών συνεδρίων δεν επιτρέπεται να αναρτήσουν το άρθρο τους, το οποίο λαμβάνουν σε ψηφιακή μορφή άμα τη δημοσίευση του τόμου, σε διαδικτυακά μέσα όπως το academia.edu πριν από την πάροδο δύο ετών.